Contractmanagement volwassenheidstest
Aan de hand van deze volwassenheidstest schat een gemeente hoe ver het contractmanagement is ontwikkeld. Via zes stellingen ziet u hoe de status is én bepaalt u welke volgende acties leiden tot verbetering. 
Wanneer men stelling 1 en 2 met ‘ja’ beantwoordt dan is men voldoende georganiseerd om contractmanagement uit te voeren. De score onderin in de test staat aan het einde van de test op groen. De acties die daarna bij de navolgende stellingen worden genoemd zijn ter optimalisering. Wanneer één van de stellingen 1 en 2 of allebei met ‘nee’ is beantwoord scoort men onvoldoende (geel of rood). De hierna beschreven hulpmiddelen helpen een gemeente bij de ontwikkeling van contractmanagement.

Contractmanagement procesbeschrijving
Dit document is een toelichting op de verschillende processtappen die staan in het document ‘Visuele weergave contractmanagement procesbeschrijving’. De tekst van deze procesbeschrijving bevat de verwijzingen naar de andere (deel)producten.

Visuele weergave contractmanagement procesbeschrijving
In deze visuele procesbeschrijving staat wie bij welk onderdeel van het contract opstellen en beheren is betrokken. Zie voor een geschreven toelichting en wat de verschillende tekens symboliseren de rolbeschrijving contractmanager. 

Rolbeschrijving contractmanager
In deze rolbeschrijving contractmanager staat hoe de rol van een contractmanager beschreven zoals deze binnen een gemeente kan worden vorm gegeven. Deze rolbeschrijving kan waarschijnlijk het beste worden gebruikt als ‘checklist’. Aan de hand van deze checklist wordt bekeken welke invulling van contractmanager het beste past bij de gemeente en de situatie. 

Contractendatabase
In de database registreert u per contract een aantalgegevens. De database is een tool van het bureau Fortune. Uitvoering Afvalbeheer en gemeenten hebben Fortune gefaciliteerd om de database aan te passen en geschikt te maken voor alle gemeenten. De contractendatabase is in eerste instantie gebruikt voor het huidige situatie in beeld te brengen. Daarnaast kan deze database worden gebruikt voor het beheren en beheersen van de contracten. 

Checklist nieuwe of te evalueren contracten
Wanneer u een nieuw contract opstelt of een bestaand contract evalueert of heropent gaat u aan de hand van deze checklist na of:

• Bekend is waarom wat uitbesteed moet worden  
• De juiste partijen binnen de gemeente met de juiste bevoegdheid betrokken zijn  
• Aan a-typische zaken is gedacht als een geschillenregeling, hoe gaan we om met klachten, prijsindexering, communicatie richting de burger et cetera                      

Deze checklist claimt dus niet dat al deze onderwerpen in elk contract dienen te staan. De contractmanager bepaalt dit samen met de andere opstellers.

Checklist beheren en beheersen van contracten
Wanneer binnen een gemeente bepaald is dat men een volgende stap wil maken in het opzetten en/of verder uit ontwikkelen van contractmanagement dan kan men aan de hand van deze checklist ideeën opdoen. 

Werkafspraken en procedures
In dit document staan een aantal praktische sjablonen (communicatiematrix, creatieregister, bevoegdhedenmatrix et cetera). Deze sjablonen gebruikt u om praktische zaken rond contractmanagement te organiseren. Naar keuze worden deze (ingevulde) overzichten als bijlage aan het formele contract toegevoegd.

Let op: zowel voor de volwassenheidstest als de contractendatabase geldt dat deze beide bestanden eerst op een netwerk of lokale schijf moeten worden geplaatst alvorens ermee gewerkt kan worden. Indien ermee gewerkt wordt vanuit bijvoorbeeld een mailbestand dan kunnen geen gegevens worden toegevoegd. De bestanden blijven dan in de modus ‘alleen-lezen’.

Print

Stuur door

Bookmark

PDF