Procedure

PRIMA-toetsingskader vaststellen
Ieder jaar wordt op basis van de ICT-agenda het PRIMA-toetsingskader vastgesteld. Het toetsingskader kunt u vinden in het aanbiedingsformulier. 

Begroting samenstellen
De Stuurgroep Allocatie ICT-budget (SABI) stelt aan het begin van ieder jaar een begroting samen. De coördinatoren dienen voor ieder project een aanbiedingsformulier op hoofdlijnen in. Op basis van de aanbiedingsformulieren stelt de SABI de voorlopige begroting vast. De begroting bestaat uit een zogenaamde 'A-lijst' en een 'B-lijst'. Op de A-lijst staan de projecten die het beste passen bij het PRIMA-toetsingskader en binnen het beleidsbudget passen.

Op de B-lijst staan de projecten die weliswaar voldoen aan het PRIMA-toetsingskader maar niet meer binnen het beleidsbudget passen. Als er, om welke reden dan ook, projecten van de A-lijst wegvallen kan de stuurgroep projecten van de B-lijst op de A-lijst plaatsen. Het beleidsbudget in 2007 is 20 miljoen euro.

Projectvoorstellen indienen
De coördinatoren van de deelnemende departementen dienen hun projectvoorstellen bij het PRIMA-secretariaat in door middel van een aanbiedingsformulier en een projectplan. Het sjabloon voor het projectplan is niet verplicht. De indieners kunnen dit op twee manieren gebruiken. Als er voor een project nog helemaal geen projectplan is opgesteld, kan de indiener het sjabloon voor het projectplan integraal invullen. Als er al wèl een projectplan is opgesteld kan de indiener het sjabloon gebruiken als checklist om te bezien of de gevraagde informatie al in het bestaande plan staat. Alleen eventuele ontbrekende informatie hoeft dan nog bijgevoegd te worden. De indieningstermijnen worden in overleg met de departementen bepaald door het PRIMA-secretariaat bij EZ. Hier kunt u de contactgegevens vinden.

Advies opstellen
De coördinatoren bespreken de projectvoorstellen en formuleren een advies aan de SABI.

Projectvoorstellen eventueel aanpassen
De coördinatoren passen eventueel, op grond van het advies van het coördinatorenoverleg, de projectvoorstellen aan. Daarna worden de plannen opnieuw ingediend, nu voor de stuurgroep.

Projectvoorstellen beoordelen
De SABI beslist vervolgens welke projecten een PRIMA-bijdrage krijgen. De SABI kan aan de bijdrage nog bepaalde voorwaarden verbinden.

Verleningsverzoek sturen
Voor de goedgekeurde projecten zendt het departement een verleningsverzoek aan SenterNovem. Dit verleningsverzoek bevat het projectvoorstel, het verslag van de stuurgroepvergadering, een verzoek tot bijdrageverlening, ondertekend door een tekenbevoegd persoon en de aanvulling naar aanleiding van de eventuele opmerkingen van de stuurgroep.

Projecten verlenen
SenterNovem verleent de bijdrage aan projecten op basis van het besluit van de Stuurgroep, de opdracht van het PRIMA-secretariaat en het verleningsverzoek van het departement.

Project uitvoeren
Het departement is verantwoordelijk voor de uitvoering van het project. Het besteedt hiervoor meestal delen uit aan uitvoeringsinstanties zoals ICTU, NICTIZ, et cetera. Het departement rapporteert halfjaarlijks over het project. Er is een sjabloon voor de voortgangsrapportage. Uiterlijk dertien weken na afloop van het project dient het departement een verzoek om vaststelling van de bijdrage in. Dit verzoek bestaat uit een eindrapportage en een gespecificeerde opgave van alle rechtstreeks aan het project toe te rekenen werkelijk gemaakte en betaalde projectkosten. Dit overzicht van de projectkosten wordt opgesteld conform de begroting en wordt ondertekend door het hoofd FEZ van het departement of voorzien van een accountantsverklaring, afhankelijk van de voorwaarden in de verleningsbrief. Er is hiervoor een vaststellingsformulier beschikbaar. 
Departementen kunnen halfjaarlijks een voorschot aanvragen op basis van gemaakte en betaalde kosten. Hiervoor is een voorschotformulier beschikbaar.
Bij belangrijke wijzigingen vragen departementen schriftelijk toestemming.

Projecten beheren
SenterNovem beheert de projecten in opdracht van het PRIMA-secretariaat. Het betaalt voorschotten uit en stelt na afloop van een project de bijdrage vast. SenterNovem rapporteert over de voortgang van projecten aan het PRIMA-secretariaat. Het PRIMA-secretariaat zendt de voortgangsrapportage naar het coördinatorenoverleg en naar de stuurgroep. Ieder PRIMA-project heeft een vast contactpersoon bij SenterNovem.

Uitzondering: M&ICT-projecten
Uit het PRIMA-beleidsbudget worden jaarlijks enkele projecten gefinancierd die zijn goedgekeurd vanuit het programma Maatschappelijke Sectoren en ICT. ICTU monitort de inhoudelijke voortgang van het project. SenterNovem verricht de overige beheerstaken, zoals verlenen, vaststellen, uitbetalen, wijzigen. SenterNovem ontvangt hiertoe informatie van ICTU.